Зачем веб-студии CRM и как безопасно внедрить систему?

Зачем веб-студии CRM?

Веб-студия − это организация, занимающаяся созданием web-сайтов, отличительными особенностями которой является одновременное ведение нескольких проектов и постоянный контакт с различными заказчиками для уточнения, согласования, а также расчетов по заказанной услуге. Для того чтобы повысить эффективность взаимодействия сотрудников с клиентской базой и автоматизировать некоторые процессы для освобождения времени на решение других задач, используются востребованные CRM-системы.

Отраслевая CRM для веб-студии решает следующие задачи:

• автоматизация документооборота;
• учет лидов от стадии заявки до расчета;
• аналитические отчеты по выполнению задач и проектов;
• автоматизация в CRM веб-студии системы напоминаний;
• закрепление ответственности по проектам и задачам, мониторинг выполнения работ по каждому сотруднику фирмы;
• электронная рассылка уведомлений клиентам;
• интеграция с сайтом компании и автоматический перенос заявок в CRM.

Систематизация вышеуказанных операций влияет на сокращение времени на документооборот, обработку заявки от клиента веб-студии, отправку анкеты и технического задания, выставление счета и прочее. Все это приводит к оптимизации штата сотрудников и затрат на бизнес.

Основные функции CRM-системы для веб-студии

Основная задача CRM-решений − накопление базы клиентов и сохранение истории взаимоотношений с каждым из них. Выделим основные функции CRM для веб-студии:

• учет клиентов;
• сбор статистики по продажам, ее анализ с возможностью последующего прогнозирования;
• назначение и выполнение задач;
• контроль выполнения задач (в том числе удаленный);
• организация системы напоминаний;
• рассылки e-mail (продающих писем как ушедшим, так и новым клиентам) уведомлений через CRM;
• анализ трафика на сайте студии для отслеживания эффективности мер по повышению конверсии, а также своевременному отключению неработающих мероприятий;
• связь с сайтом, через которую заявки на сайте отражаются непосредственно в CRM-системе.

[note]Систематизация – это важная составляющая работы компании, даже при наличии сильного коллектива и серьезных проектов в послужном списке. CRM для веб-студии помогает отслеживать эффективность работы отдела фирмы, а также каждого сотрудника индивидуально.[/note]

Особенности внедрения

Для внедрения CRM в работу веб-студии требуется определить ряд задач, решение которых выходит на первый план. После этого с разработчиком программного продукта согласовывается задание, в котором изложены все требования и модули CRM, для того чтобы обеспечить эффективную автоматизацию бизнес-процессов.

После этого следует обучить сотрудников веб-студии основным принципам работы CRM-системы. На последнем этапе информация обо всех контактах вносится в электронную базу, между исполнителями распределяются задачи и поручения. CRM для веб-проектов запускается в тестовом режиме для последующей отладки.

CRM-системы для веб-студии

Существуют десятки CRM-систем, заточенных под нужды веб-студий. Свой выбор каждая компания осуществляет индивидуально, основываясь на собственных задачах и предпочтениях. Для каждой CRM существуют бесплатные демо-версии, позволяющие опробовать продукт перед покупкой и установкой.

amoCRM

Онлайн CRM-система amoCRM предоставляет пользователям широкий набор возможностей, среди которых:

• добавление информации о клиентах веб-студии с многих источников, к примеру, сайт, почтовый клиент, телефония и прочие;
• мобильное приложение для доступа к возможностям CRM и сканер визиток;
• интеграция с почтой и телефонией;
• внутренний мессенджер для коммуникации сотрудников;
• цифровая воронка продаж.

Среди прочих функций есть доступ к созданию собственных интеграций с другими сторонними программами.

TrackStudio

CRM TrackStudio представляет собой иерархическую систему управления, которая идеально подойдет для задач организации продаж в веб-студии со сложными разветвленными процессами обработки заказов, управления документооборотом. CRM-система представляет собой коробочную версию, устанавливается на сервер организации. Подходит как для небольших веб-студий, так и для сетевого бизнеса с несколькими офисами.

Среди ключевых инструментов CRM:

• иерархическая структура работ WBS;
• организационная структура работ OBS;
• единые стандарты управления задачами;
• уникальная система безопасности.

Redmine

Redmine − это CRM плагин для интернет-браузера с возможностями хранения информации о клиентах в одном месте и ее сегментации, заметок с привязками к ним файлов для быстрого доступа, всех сделок. Доступна отправка электронной почты на адреса, привязанные к клиентской базе данных. Потребуется только установить плагин Redmine в браузер и пользоваться полноценной CRM для управления взаимодействием с клиентами веб-студии. Благодаря интеграции с другими продуктами становятся доступными модули счетов, заказов, сделок.

Jira

CRM-решение Jira предназначено для организации взаимодействия с клиентами и управления проектами. CRM для Jira позволит веб-студии организовать все данные о покупателях в одном месте. Ведется учет записей, поступлений и расходов денежных средств на проекты, отчетность.

Битрикс24

CRM Битрикс24 мониторит все каналы коммуникации с клиентом, автоматизирует продажи, использует шаблоны бизнес-процессов для управления организацией. Отличительной особенностью использования данной системы является визуальная доска для отслеживания всех актуальных движений по сделкам. В клиентской карточке CRM доступны:

• чат сотрудников (дополнительный чат можно разместить на сайте веб-студии и распределять вопросы между свободными сотрудниками организации);
• интеграция с 1С;
• CRM-аналитика;
• туннели продаж;
• мобильная версия системы Bitrix.

Мегаплан

CRM для веб-студии Мегаплан − это система управления, которая предоставляет своим клиентам уже готовые отраслевые решения. В состав функционала данной системы входит ведение карточек клиентов со всей историей взаимодействий, управление заказами с возможностью зафиксировать статус работы над проектом, организация дополнительных предложений о дальнейшем сотрудничестве для клиентов. CRM доступна в коробочной и облачной версиях.

Pyrus

CRM Pyrus предназначена для организации рабочих процессов, основной упор делается на управление документооборотом. Среди основных преимуществ можно выделить делегирование задач и контроль за их выполнением, совместную работу с файлами благодаря интеграции с Google Drive, Dropbox, OneDrive и Box. Доступно мобильное приложение с возможностью работы без Интернет-соединения. Есть бесплатная версия программы.

iQ300

Облачная CRM-система iQ300 для управления проектами отлично подойдет для небольшой веб-студии. Позволяет создавать проекты, задачи и чек-листы, обмениваться комментариями, прикреплять нужные бумаги. Внутри проекта существует иерархия. iQ300 отличает простота для освоения.

WorkFlow Soft

WorkFlow Soft − визуальный инструмент автоматизации основных бизнес-процессов. Включает три блока:

• «Бизнес-процессы»;
• «Формы» для работы с запросами;
• «Задачи».

[important]Доступно управление с мобильного приложения, вариант коробочной или облачной версии. Среди дополнительных функций систематизация и распределение ежедневных дел по приоритету, удобный интерфейс.[/important]

Asana

CRM для управления задачами и проектами Asana − это веб-приложение, в котором доступны:

• инструмент управления заказами;
• аналитика эффективности сотрудников;
• тайм-менеджмент;
• отчеты;
• интеграция с почтой и рассылки;
• экспорт и импорт данных;
• веб-формы;
• возможность создавать подзадачи любой глубины вложенности;
• интерфейс на английском языке;
• возможна интеграция практически с любой сторонней программой через API.

Этот продукт подходит для небольших веб-студий. Кроме того, есть бесплатная версия с организацией до 30-ти рабочих мест.

Wrike

Онлайн-система для управления проектами и задачами Wrike позволяет получать отчетность и мониторить статус проектов в режиме реального времени, общаться внутри фирмы, организовать гибкую поддержку, осуществлять управление и анализ работы сотрудников. Панель задач настраивается таким образом, чтобы было видно только приоритетнее задачи. Широкие возможности интеграции с Google, Microsoft, Adobe, Box, Creative Cloud, Jira и прочие.

[important]Для веб-студий подойдет онлайн-вариант Wrike для менеджеров проектов, распределяющий обязанности между сотрудниками и использующий диаграммы Ганта, управление загрузкой команды и ресурсами, инструменты совместной работы между отделами, визуальные панели аналитики и задач.[/important]

Basecamp

Среди функционала CRM Basecamp можно выделить:

• управление списками дел и отслеживание выполнения;
• возможность классифицировать взаимодействие с клиентами по темам и выносить его на отдельную страницу;
• создание расписания;
• хранение документов и файлов;
• внутренний групповой чат;
• создание общедоступных ссылок на сторонние ресурсы и прочее.

PTYSH

CRM-система PTYSH для управления задачами направлена на управление работой веб-студий, SEO-компаний и фрилансеров. Бесплатная CRM для 3-х сотрудников. Интегрируется во все современные браузеры. Для работы используются все облачные хранилища. Доступно создание задач и распределение их между сотрудниками, отметка о выполнении.